Privacyverklaring

De gemeente Pijnacker-Nootdorp beschikt over veel persoonsgegevens. Die hebben wij nodig voor de uitvoering van onze wettelijke en publieke taken. In deze privacyverklaring vertellen wij hoe om wordt gegaan met uw persoonsgegevens. 

Wat zijn persoonsgegevens en wat doen we ermee 

De gemeente voert wettelijke en publieke taken uit die in het belang zijn van haar inwoners en bezoekers. Hiervoor hebben wij soms persoonsgegevens nodig. Persoonsgegevens zijn alle gegevens die informatie over een persoon bevatten en naar die persoon te herleiden zijn. 

  • Zo verwerken wij uw naam, adres, geboortedatum en burgerservicenummer wanneer u in de gemeente Pijnacker-Nootdorp woont. 
  • Wij verwerken persoonsgegevens als u de gemeente telefonisch vragen stelt of als u gebruik maakt van onze geautomatiseerde antwoordgenerator (de zogeheten chatbot). Hierbij kunt u denken aan uw naam, adres en gezinssamenstelling, maar ook je IP-adres. IP-adressen worden geanonimiseerd. Ook verwerken we jouw feedback die je achterlaat in de chat. Als je van de chatbot overschakelt naar livechat, kan de livechat-medewerker je gespreksgeschiedenis inzien. De chatbot geeft dit vooraf aan.
  • Als u een aanvraag doet of een regeling wilt treffen hebben wij vaak contactgegevens nodig om u goed van dienst te zijn. Hierbij kunt u denken aan een telefoonnummer of e-mailadres. 
  • Voor aanvragen en hulp op het gebied van werk, inkomen, jeugdhulp, zorg of veiligheid kunnen wij financiële, medische of strafrechtelijke gegevens nodig hebben. Dit zijn zogenaamde bijzondere persoonsgegevens. 
  • Bij de Pijnacker-Nootdorp werken buitengewone opsporingsambtenaren (boa’s) binnen de domeinen Openbare Orde (domein 1) en Leerplicht (domein 3). Omdat de gemeente optreedt als werkgever van de boa’s, is de gemeente verantwoordelijk voor de naleving van de Wet politiegegevens (Wpg). Voor het uitvoeren van de opsporingstaak verwerken de boa’s politiegegevens. Deze gegevens worden 10 jaar bewaard en kunnen worden gedeeld met: de Politie, het Openbaar Ministerie, de burgemeester, Bureau HALT en de Raad voor de Kinderbescherming (in geval van leerplicht). U heeft recht op inzage en in bepaalde gevallen op rectificatie, het aanvullen of verwijderen van uw gegevens. U kunt hiervoor een verzoek indienen via de formulieren in deze privacyverklaring.
  • Voor financiële transacties, hebben wij uw bankrekeningnummer nodig. 
  • Verder kunnen wij persoonsgegevens van u gebruiken om bijvoorbeeld fraude te bestrijden, belasting te heffen of om aan specifieke wettelijke taken te voldoen. 
  • Om bezoekers en medewerkers te beschermen en te beveiligen maken wij ook gebruik van cameratoezicht bij de toegang van onze gebouwen. Meer informatie over dit onderwerp is opgenomen in het Privacyreglement cameratoezicht publieksruimten, gebouwen en terreinen.
  • Wij verwerken uw persoonsgegevens indien u reageert op een vacature van de gemeente Pijnacker-Nootdorp. Hierbij kunt u denken aan NAW-gegevens, contactinformatie, informatie over het arbeidsverleden, bijgevoegde pasfoto’s/beeldmateriaal en alle overige informatie die wordt aangeleverd door de sollicitant. Sollicitaties worden maximaal 4 weken bewaard, tenzij de sollicitant toestemming geeft voor het langer bewaren voor eventuele toekomstige vacatures. Deze toestemming dient schriftelijk te worden gegeven.

Bewaartermijn 

De gemeente bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de goede uitvoering van haar taken en de naleving van haar wettelijke verplichtingen. 

Verantwoordelijkheid 

Het college van burgemeester en wethouders is eindverantwoordelijk voor de zorgvuldige omgang met persoonsgegevens. Daarnaast is het afdelingshoofd feitelijk verantwoordelijk voor een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens op afdelingsniveau. Al onze medewerkers hebben een ambtseed of ambtsgelofte afgelegd en zijn verplicht tot geheimhouding. Dat betekent dat wij zorgvuldig omgaan met de gegevens die u ons toevertrouwt. 

Beveiliging van uw gegevens 

De gemeente Pijnacker-Nootdorp neemt passende technische en organisatorische maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang en andere ongewenste handelingen met persoonsgegevens tegen te gaan. Deze maatregelen zijn conform de geldende gemeentelijke beveiligingsnormen zoals vastgelegd in de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). Ontdekt u een zwakke plek in een van onze systemen? Meld dit dan via de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) (Coordinated Vulnerability Disclosure). 

E-mailbeveiliging

Wij maken gebruik van SecuMailer voor de veilige verzending van e-mails. Hierdoor zijn de gegevens in de berichten AVG-proof verzonden.

E-mailbeveiliging (medisch)

Gemeente-e-mail met medische gegevens zijn veilig verstuurd volgens de NTA 7516 normen met de techniek van SecuMailer. Het beantwoorden van gemeente e-mail is tevens veilig. Het doorsturen van gemeente e-mail is niet veilig zonder hiervoor extra maatregelen te nemen. Gemeente Pijnacker-Nootdorp is niet verantwoordelijk voor de onveilige verspreiding van gemeente e-mail, de inhoud en eventuele bijlagen. De inhoud van gemeente e-mail bericht is alleen bestemd voor de geadresseerde en kan vertrouwelijke of persoonlijke informatie bevatten. Als u e-mail van de gemeente onbedoeld heeft ontvangen, verzoeken wij u het direct te vernietigen en de afzender te informeren. Het is niet toegestaan om een bericht dat niet voor u bestemd is te vermenigvuldigen dan wel te verspreiden.

Datalekken 

Ondanks onze inspanningen komen incidenten helaas voor. Denk aan het verkeerd adresseren van een e-mail of brief, een website waar te veel informatie op staat of een dossier dat kwijtraakt.  Als dit gebeurt nemen wij zo snel mogelijk maatregelen om het lek te dichten. Mocht u een datalek vermoeden, meld dit direct aan ons via  fg@pijnacker-nootdorp.nl. Als uw gegevens betrokken zijn bij een datalek dan wordt u indien nodig geïnformeerd door de gemeente.

Bezoekersstatistieken 

De gemeente verzamelt automatisch gegevens over het bezoek aan en het gebruik van de website. Deze informatie is anoniem. Informatie over bezoeken aan deze website (bijvoorbeeld IP-adressen) gebruikt de gemeente alleen voor bezoekersstatistieken, en om eventuele technische problemen op te lossen. Wij gebruiken deze gegevens nooit om individuele bezoekers te identificeren. 

Cookies website 

De gemeente verzamelt via cookies informatie over het bezoek aan onze website. Deze gegevens worden gebruikt voor statistische analyses van bezoekgedrag waarmee onze dienstverlening verbeterd kan worden. Daarnaast zijn cookies nodig om transacties te kunnen doen met de gemeente. Zonder cookies is dat niet mogelijk. In onze cookieverklaring kunt u lezen wat cookies zijn.

Wij maken gebruik van Google Analytics die privacy-vriendelijk is ingesteld om de gebruikerservaring van de website te verbeteren.

Uw rechten: inzage, correctie, verwijdering, bezwaar 

Uw persoonsgegevens zijn van u. Daarom heeft u ook bepaalde rechten. Deze zijn hieronder opgesomd. Om fraude uit de weg te gaan en zeker te zijn van uw identiteit hanteren wij de regel dat u zich dient te identificeren voordat uw verzoek in behandeling wordt genomen. Dit kan op drie manieren:

  • U kunt zich via DigiD identificeren door gebruik te maken van de onderstaande formulieren. 
  • U kunt zich identificeren aan het gemeenteloket. Wilt u dit doen? Maak dan een afspraak via fg@pijnacker-nootdorp.nl of bel naar telefoonnummer 14015 en vraag naar de functionaris gegevensbescherming. Neem uw identiteitsbewijs mee naar de afspraak. 
  • U kunt zich identificeren middels een (gewaarmerkte) kopie van uw identiteitsbewijs die op te vragen is bij uw eigen gemeente. Leg uit wat uw verzoek is en stuur uw verzoek inclusief kopie van uw identiteitsbewijs aan fg@pijnacker-nootdorp.nl. Let daarbij op dat u een privacy veilige kopie verstrekt. Dit doet u zo:
    • Maak in de kopie uw burgerservicenummer onleesbaar (ook in de cijferreeks onderaan) en maak uw pasfoto onherkenbaar;
    • Schrijf op de kopie dat het een kopie is, voor welke instantie en aanvraag de kopie bestemd is en de datum waarop u de kopie verstrekt;
    • Na positieve identificatie wordt de (gewaarmerkte) kopie van uw identiteitsbewijs verwijderd.

Recht op inzage 

U heeft het wettelijke recht op inzage van uw eigen gegevens. Doet u een inzageverzoek? Dan krijgt u een overzicht welk soort persoonsgegevens wij over u verwerken en waarom. U kunt dit aanvragen via het formulier Persoonsgegevens inzageverzoek (inloggen met DigiD.

Wilt u alleen weten welke gegevens van u zijn opgenomen in de basisregistratie persoonsgegevens (BRP)? U kunt deze gegevens online bekijken op  mijnoverheid.nl  (inloggen met DigiD). 

Recht van correctie 

Als uw persoonsgegevens niet kloppen dan kunt u contact opnemen met de gemeente om deze aan te laten passen. Dit noemen we het ‘recht van correctie’. Dit kunt u doen via het formulier Persoonsgevens correctieverzoek (inloggen met DigiD). 

Recht op laten verwijderen van gegevens 

U heeft wettelijk recht om te vragen gegevens te verwijderen, maar dit is niet altijd mogelijk. De gemeente is namelijk gebonden aan wettelijke bewaartermijnen. Als er geen wettelijke noodzaak meer is voor het verwerken van uw gegevens kunnen deze verwijderd worden. U kunt dit aanvragen via het formulier Persoonsgegevens verwijderingsverzoek (inloggen met DigiD).

Recht op bezwaar 

Als u bezwaar heeft tegen de verwerking van uw gegevens of tegen een vorm van verwerken, dan kunt u dit laten weten via het formulier Persoonsgegevens recht op bezwaar (inloggen met DigiD). 

Vragen voor functionaris gegevensbescherming? 

Heeft u vragen over deze privacyverklaring? Of over de manier waarop de gemeente met uw persoonsgegevens omgaat? Neem dan contact op met de functionaris gegevensbescherming (FG) van de gemeente via het e-mailadres fg@pijnacker-nootdorp.nl. De FG is onafhankelijk en adviseert de gemeente over privacyvraagstukken en ziet toe op naleving van de privacywetgeving. 

Klachten 

Uiteraard helpen wij u graag verder. Heeft u toch een klacht over de wijze waarop wij uw inzage, verwijdering, correctieverzoek of bezwaar hebben afgehandeld of over de wijze waarop wij in een andere aangelegenheid met uw persoonsgegevens omgaan, dan kunt u hierover contact opnemen met de FG.

Mocht u er niet uitkomen met ons, dan heeft u ook het recht om vervolgens een klacht in te dienen bij de gegevensbeschermingsautoriteit, de Autoriteit Persoonsgegevens.